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Hinweisgeberschutz

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden sowie das Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgeberInnenschutzgesetz – HSchG) sehen vor, dass Verstöße gegen EU-Rechtsvorschriften einfach, sicher und vertraulich gemeldet werden können. Wir haben im Sinne dieser Verpflichtung ein Hinweisgebersystem eingerichtet.

Hinweisgeber und Themen

Die Rechtsvorschriften sehen die Einrichtung einer Möglichkeit für die Meldung von Verstößen gegen EU‑Recht vor. Eine solche Meldung können Personen, die für uns arbeiten oder im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit in Verbindung mit uns stehen, einbringen.

Dies sind insbesondere:

  • Arbeitnehmer/innen
  • Bewerber/innen
  • Praktikant/innen, Zivildiener und Absolvent/innen eines Freiwilligen Sozialjahrs
  • Lieferant/innen sowie Geschäfts- und Systempartner/innen
  • selbständig erwerbstätige Personen, die für uns tätig werden
  • Mitglieder von Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorganen

Die für eine Meldung in Betracht kommenden Themen werden in § 3 Absatz 3 HSchG aufgelistet. Die wichtigsten Bereiche sind:

  • Produktsicherheit und -konformität
  • Verkehrssicherheit
  • Umweltschutz
  • Lebensmittelsicherheit
  • öffentliche Gesundheit
  • Verbraucherschutz
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
  • Verstöße gegen finanzielle Aspekte der EU (Betrugsbekämpfung)
  • Verstöße gegen staatliches Beihilfenrecht

Eine vollständige Auflistung der in Betracht kommenden Rechtsvorschriften können Sie dem HSchG 2023 in der geltenden Fassung entnehmen.

Wir haben eine sichere Online-Formularanwendung eingerichtet, über die Hinweise anonym erstattet werden können. Auch das Übermitteln von Dateianhängen ist möglich.

Nutzung der Formularanwendung

Die Formularanwendung ist selbsterklärend und muss jedes Feld befüllt werden. Nach Abschluss der Meldung durch das Klicken des Buttons „Speichern“ erhalten Sie eine Systemmeldung, welche die Daten (GUID und Sicherheitscode) zur weiteren Verfolgung Ihrer Meldung bekannt gibt. Mit Hilfe der beiden Kennwörter können Sie unter der Rubrik „Meldeplattform, Meldung“ den aktuellen Status Ihrer Meldung einsehen und mit dem Sachbearbeiter anonym kommunizieren. Wir empfehlen, die Codes schriftlich zu notieren, abzufotografieren oder mittels „copy/paste“-Funktion digital zu speichern. Beachten Sie, dass die Zugangsdaten im Fall des Verlustes aus Sicherheitsgründen nicht mehr wiederhergestellt werden können und die Einsicht in Ihre Meldung unmöglich wird.

Vorgangsweise nach Erhalt eines Hinweises

Nach Einlangen eines Hinweises werden wir den Eingang binnen einer Frist von längstens sieben Tagen bestätigen, den Hinweis intern prüfen und Sie binnen einer Frist von längstens drei Monaten über die Ergebnisse dieser Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen informieren. Bei Bedarf – etwa zur Präzisierung Ihrer Angaben – können wir auch in Verbindung mit Ihnen treten. Die Kontaktaufnahme erfolgt über die Chatfunktion im Hinweisgebersystem. Sofern Sie eine E-Mail-Adresse hinterlassen, besteht auch die Möglichkeit der Nutzung dieses Kommunikationskanals.

Information gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung

Wenn Sie eine Meldung über unser internes Hinweisgebersystem einbringen, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (insbesondere auch der Klartext, auf den sich der Hinweis bezieht und allenfalls übermittelte Dateianhänge) von uns zum Zweck der internen Prüfung des Hinweises und zur Ergreifung allenfalls notwendiger Maßnahmen verarbeitet. Dabei stützen wir uns auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden sowie das Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgeberInnenschutzgesetz –  HSchG).

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. Erstattung einer Anzeige an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden, wenn unsere interne Überprüfung des Hinweises den Verdacht einer strafbaren Handlung bestätigt), wir im Rahmen der Zurverfügungstellung der Online-Formularanwendung externe Dienstleister beiziehen, mit denen wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung abgeschlossen haben, oder Sie uns im Vorfeld Ihre Einwilligung dazu erklären.

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die oben angeführten Zwecke erforderlich ist. Aufgrund von gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten kann sich eine längere Speicherdauer ergeben. Nach Ablauf entsprechender Fristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sofern nach der Datenschutz-Grundverordnung keine andere Rechtsgrundlage für eine länger andauernde Speicherung mehr besteht.

Meldung:

Über diesen Link gelangen Sie zur beschriebenen Online-Formularanwendung